安否確認サービス

学校法人 専修大学様 導入事例 

Yahoo!安否確認サービス導入事例 学校法人専修大学様「東日本大震災をきっかけに 大学の防災体制を強化」

専修大学様は、1880(明治13)年、米国留学から帰国した4人の青年によってつくられた日本初の経済科、私学で最初の法律科を設けた「専修学校」が前身です。神田キャンパス(東京都千代田区)に法学部と二部、1949(昭和24)年開設の生田キャンパス(神奈川県川崎市)に経済、経営、商、文、ネットワーク情報、人間科学部の6学部があります。
今回は、総務部 部長 船橋慶洋様、庶務課 課長 黒木義人様にお話しをお伺いしました。(取材日:2017年3月)

安否確認システム導入のきっかけ

東日本大震災をきっかけに大学の防災体制の強化を検討

― 専修大学の防災対策についてお聞かせください

Yahoo!安否確認サービス導入事例 専修大学様
防災備蓄品(黒木様後ろ)

専修大学では、防災マニュアルを2005年に策定し、災害対策本部の設置、災害時の役割分担などを定め、地震など大規模災害発生時の初動体制の整備を行ってきました。同時に学生、教職員が帰宅できなくなることを想定し、学内で3日間生活することができる防災備蓄品の整備も進めています。また、2011年3月11日に発生した東日本大震災を契機に防災訓練を定期的に行い、学生、教職員の防災意識の向上や災害地震発生時の初動安全行動の体得を図っています。
一方、防災マニュアル策定から10年以上が経過し、その間、神田キャンパス、生田キャンパスでは新たな校舎が建築されるなどキャンパスの姿も変わってきましたし、東日本大震災で得た教訓もあります。
そこで、防災体制のより一層の強化を図るため、①防災マニュアルの改訂、②防災訓練の拡充、③緊急地震速報の導入、④安否確認システムの導入を4つの柱に据え、動きはじめたところです。

― 安否確認システム導入のきっかけは?

Yahoo!安否確認サービス導入事例 専修大学様
石巻専修大学

学校法人 専修大学は、宮城県石巻市に「石巻専修大学」を設置しています。
東日本大震災時、石巻専修大学の学生1,941人の安否確認には、電話、インターネット、メールなどのあらゆる手段を使い、最後のひとりの確認を終えるまで、約3週間かかりました。
また、本学にも東北地方出身の学生がいますので、実家に戻った可能性のある東北5県(青森、岩手、宮城、福島、秋田)の学生1,650人に対し、職員が電話をかけて安否確認を行い、同じく約3週間の時間を要しました。 
両校とも学生の安否を確認するのに、相当な時間がかかったことから、大学としての防災体制を見直す必要があると考え、安否確認システムの検討を開始しました。

Yahoo!安否確認サービス選定の理由

システムが強靭であること、操作性の簡易さ、そして金額面が決め手

― Yahoo!安否確認サービスを選んでいただいた理由を教えて下さい

2012年頃に導入の話は持ちあがったのですが、本格的に動き始めたのは2014年、じっくり1年間かけて検討し、2015年10月に導入を開始しました。 検討にあたり、他大学の状況や複数業者から話を聞き、その中で「Yahoo!安否確認サービス」は、緊急時における対応がシンプルでわかりやすく、システムが強靭であること(特に東日本大震災時にヤフーの様々なサービスが稼働していた実績)、「Yahoo! JAPAN」というネームバリューの安心感、そして初期導入・ランニングコストに魅力を感じました。 
導入前にはトライアルも体験し、操作性の簡単さ、運用しやすい点も決め手になりました。 企業と違い、毎年多くの学生が入学し卒業します。また、学生の休学や教職員の採用・退職も都度生じます。
年1 回の更新は、システム部門と連携し、新入生の入学手続き完了後スムーズに一括登録ができていますし、都度発生する事項は、関係部署からの連絡を元に、ステータスを変更するだけで簡単に手続きができています。 管理のしやすさは、予想以上でした。

導入後の取り組み

実際に 3.11 を経験した大学として、しっかり防災をしていなければいけないと考えています

― 導入後の取り組みについてお聞かせください

定期的な運用訓練は継続して行っています。
Yahoo!安否確認サービスは、エマージェンシーに特化することで、学内のコンセンサスをとっていますので、システムを利用した日常的な周知までは考えていません。今は、台風などの災害による休講(休校)情報をホームページで案内していますが、今後はシステムからの周知も検討していきたいです。
その他にも、一斉に配信できる機能は、同時性が強いですので、連絡手段としての活用が考えられます。 緊急性の高い業務連絡は、職員用の連絡網に従い電話で連絡していますが、最後の人に伝達されるまでに相当な時間がかかっています。個人メールアドレスでも連絡はできますが、このシステムの一斉配信機能を利用すれば、簡単に一斉に伝えられ、安心感もあります。
今後の課題の1つに、学生の登録率、返信率の向上があります。
学生がYahoo!安否確認サービスのメリットを感じられるように、学校からの周知方法を工夫していくことが必要と考えています。 その方策として、ご家族への説明や、防災訓練にあわせた安否確認訓練で操作に慣れてもらうなど、Yahoo!安否確認サービスの認知度をあげ、学生一人ひとりに防災を意識してもらえるよう、繰り返し行っていくことが大切だと思っています。

専修大学の防災体制をご紹介

学校法人 専修大学

本学は両キャンパスあわせ約20,000人の学生が通学しており、今後発生が予想される首都直下型地震に備え、学生の安全確保は大学として必須であると考えています。

■ 防災訓練の実施

これまでの年1 回の防災訓練から、2016年は、年2回7月と11月にそれぞれ 1週間ずつ、計2週間に増やし、さらに月曜日から金曜日まで実施時限を毎日かえて訓練を行いました。
これは、授業が一部は 1時限から5時限まで、二部は 6時限から7時限まであるので、より多くの学生に経験してもらうことを考えてのことです。
具体的には、緊急地震速報を学内に放送し、それにあわせて机の下にもぐるシェイクアウト訓練と週末の金曜日には、Yahoo!安否確認サービスを使い、「先ほどの地震に伴い安否を確認していますので回答願います」といった安否確認の運用訓練も行いました。 また、消防署の協力を得て、煙体験や起震車による地震体験、消火器訓練などを行っていますので、これらの訓練で一層防災意識を高めていきたいと考えています。

学校法人 専修大学

≫2015年 防災訓練風景
≫2016年 防災訓練風景

■ 大地震対応マニュアルの配布

学生には、ポケットサイズの「大地震対応マニュアル」を配布しています。

■ 千代田区と防災協定を締結

専修大学は、千代田区と「大規規模災害時における協力体制に関する基本協定」を結び、約600名の帰宅困難者受け入れ施設として、 常に3日間分の水、食料、トイレなどの備蓄品を学内の随所に設置しています。 また、千代田区の防災無線を設置していますので月1回の定期的な訓練や、災害発生時に解放できる無料公衆電話の用意など、地域に貢献できる体制を整えています。

お客様プロフィール

 学校法人専修大学様 
http://www.senshu-u.ac.jp/

学生数は、大学院や法科大学院を含め約20,000人。卒業生は約270,000人。創立140周年を迎える2020年には、神田キャンパスに新校舎が完成し、新たに国際系学部を設置し、商学部を生田キャンパスから移設する予定です。

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