神奈川トヨタ自動車様　導入事例

神奈川トヨタ自動車株式会社様は、自動車関連事業を中心とした17社、総勢4,218名（2013年3月現在）が集まるKTグループの一員で、神奈川県64拠点で自動車関連事業に取り組んでおられます。
また、KTグループ内のシステムを担っているシンポー情報システム株式会社様に『Yahoo!安否確認サービス』の導入を進めていただきました。
今回、神奈川トヨタ自動車株式会社総務部総務室 室長 清水勝己様、株式会社KTグループ 経営管理部 総務室室長 内田万紀様にお話を伺いました。

安否確認サービス導入のきっかけ

東日本大震災をきっかけにBCP対策マニュアルを作成

― KTグループのBCP対策についてお聞かせください

2011年3月11日に発生した東日本大震災をきっかけに、KTグループ内での対策本部・連絡経路をどうするかなど、事業継続に重きをおいた「BCP対策のマニュアル」を作成いたしました。
しかしながら、現在このマニュアルを見直しています。というのも事業継続の前に、「社員の命を第一に」といった考えに基づき、災害発生時に自らの命を守るための行動を重要視した、本社向け・店舗向けの２種類の災害時行動マニュアルを作成しています。
また、大きな災害が起きた時は、各店舗の状況を確認し、人や物を集中することでお客様を受け入れられる態勢を整えることを考えています。物資や怪我人を運ぶなど、車が必要となる場合に少しでも協力できるようにと検討を進めています。

― 安否確認サービス導入のきっかけは？

東日本大震災の際は店舗との主な連絡手段が電話だったのですが、連絡がとれる店舗もあればとれない店舗もあり、情報の集約ができない状況でした。店長にメールを送っても停電していてパソコンが使えなかったり、各店舗・従業員に迅速な安否確認を行うことが難しく、最終的に神奈川トヨタの場合、安否の確認がとれたのは3日経過してからでした。
このように既存の電話やメールだけに頼ってしまうやり方では限界があると感じたため、安否確認サービスを導入することになりました。

Yahoo!安否確認サービス選定の理由

「コスト・使いやすさ・汎用性」を評価

― Yahoo!安否確認サービスを選んでいただいた理由を教えて下さい

まず、自社で同等のシステムを開発するよりもコストがかからないことが大きな決め手となりました。
従業員のメールアドレスを集約するだけの分かりやすいフローで、専門的な知識が無くても管理者・利用者ともに簡単に操作できる点、安否状況の返答のない従業員に自動でメールを再送してくれる機能にも魅力を感じました。
基本的にBCPというと災害がおこった後の話になりますよね。でも、本来一番大切なのは、災害が発生してから何分間かの間。まずは命を守ることを最優先してもらいたい。
第一報で地震が起こってすぐに大丈夫ですと返信しても津波や余震など二次災害の危険もありますから、安否確認の通知がきたからすぐ返信する必要はなく、落ち着いて安全なところに避難してからでいいと思っています。そういった状況で、自動でメールが再送されるのは管理者にとってはいい機能ですね。
また、一斉送信機能を利用して従業員への連絡ツールとして有事以外にも活用できる点も評価しました。

導入後の取り組み

一斉連絡ツールとしても活用

― 導入後の取り組みについてお聞かせください

年2回、春と秋にグループ全体で訓練を実施しています。
災害が発生した際に送信者・受信者ともにスムーズに操作できるようにということと、メールの配信状況を確認するためです。

― 今後の活用についてお聞かせください

これまでは台風や大雪の場合に帰宅指示を出すタイミングが曖昧でしたが、一斉送信機能を利用して「帰宅指示・自宅待機」など、社内外にいる従業員へ迅速且つ的確に指示が出せるツールとして活用できると期待しています。
その他にもどういう時に使えるか精査しながらルール構築を進め、グループ展開を検討しています。またあわせて災害時の行動マニュアルも作成して社員に展開していきたいと考えています。

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